SOS courrier électronique

LE MONDE | 22.05.06 | 12h57 • Mis à jour le 22.05.06 | 20h16

Le mal ne touche pas que les mordus du clavier et les accros de la connexion. Pour se retrouver débordé par son courrier électronique, il suffit de peu de chose : avoir échangé des courriels, fait inscrire son adresse électronique sur sa carte de visite, avoir procédé à des achats en ligne, s’être abonné à des lettres d’information, avoir fréquenté des forums ou créé son blog. Parfois, c’en est devenu une calamité : trier, lire et répondre à son courrier réclame chaque jour un peu plus de temps. Lorsque la boîte aux lettres électronique déborde, le raz-de-marée peut rapidement menacer.

Fiche pratique
Avant de s’absenter pour quelques jours ou plusieurs semaines, il est conseillé de prendre quelques précautions simples.

Il est utile de configurer le répondeur automatique du logiciel de courrier électronique. Cette fonction répond par un message d’absence à chacun de vos expéditeurs. Une telle fonction existe pratiquement sur tous les lecteurs et sur tous les webmails.

Se désabonner. Ensuite, il faudra également songer à vous désabonner provisoirement, le temps des vacances, des listes de diffusion. Sans quoi, dès qu’un membre enverra un message, tous les membres – dont vous – recevront de votre boîte un message d’absence.

Aide. Ces opérations, comme d’autres, sont expliquées en détail sur http://www.arobase.org, un site très complet pour tout ce qui concerne le courrier électronique.

[-] fermer

“Il y a quelques années, les entreprises nous demandaient d’aider leurs salariés à utiliser davantage la messagerie, témoigne Bruno Savoyat, spécialiste de la gestion du temps et responsable d’IBT (Institute for Business Technology) France. Aujourd’hui, c’est l’inverse : nous intervenons pour qu’ils ne soient plus noyés sous le courrier.” Aux Etats-Unis, 44 % des internautes interrogés par l’agence de marketing en ligne DoubleClick en décembre 2005 affirmaient être constamment branchés sur leur messagerie, et 46 % disaient la consulter plus d’une fois par jour. Selon l’Association française des fournisseurs d’accès (AFA), 80 % des courriels seraient des spams : des messages, généralement commerciaux, indésirables, désignés également par le délicat vocable de “pourriel”.

PLUSIEURS BOÎTES

La situation est prise au sérieux par l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) qui, le 19 avril, a appelé les pouvoirs publics et l’industrie à renforcer leur coordination pour lutter à l’échelle mondiale contre les spams et a insisté sur la nécessité de “sensibiliser la population”. “Le spamming, assure l’OCDE, perturbe le fonctionnement des réseaux, nuit à la productivité, propage des virus et est de plus en plus utilisé par les délinquants pour dérober des mots de passe et avoir accès à des renseignements confidentiels, et souvent à des comptes bancaires.”

Face aux “pourriels”, il est important de s’équiper d’un bon logiciel antispam – tout en sachant qu’une telle protection ne peut pas être considérée comme entièrement efficace. Plus largement, gérer son courrier électronique au quotidien réclame quelques mesures de bon sens. “Le premier conseil à donner est de bien différencier sa boîte professionnelle de sa boîte personnelle”, assure M. Savoyat. Eviter le mélange des genres pour ne pas perdre au travail du temps avec sa correspondance personnelle. Et inversement.

De même, il peut se révéler fort utile de disposer, à titre privé, de deux boîtes électroniques distinctes. On aura recours à celle de son fournisseur d’accès pour s’abonner à des newsletters, participer à des forums, s’enregistrer sur des sites Internet, réaliser ses achats, surfer sur la Toile… et donc s’exposer à des spams. L’autre, acquise auprès d’un prestataire gratuit de messagerie (Hotmail, Yahoo, Gmail…), sera uniquement destinée aux amis et connaissances. Ce premier tri permettra de gagner un temps précieux. A condition, également, de ne pas oublier de se désabonner des lettres et bulletins qu’on ne lit pas ou plus.

Autre recommandation importante : savoir s’organiser. D’abord ne pas lire et écrire son courrier à tout bout de champ, désactiver les alertes visuelles et sonores qui signalent l’arrivée d’un courriel et détournent l’attention des autres tâches. Sauf en cas d’urgence, l’idéal est de se fixer dans la journée des sessions de lecture et de rédaction qu’on s’efforcera de respecter. Ainsi, on se consacrera à son courrier un peu le matin et on y reviendra le soir. Le reste du temps, la messagerie devra rester fermée.

Dans tous les cas, mieux vaut lire et traiter un courrier dans la foulée : on y répond, on le classe, on n’y revient pas. Ainsi, il ne se mélangera pas à ceux qui arriveront plus tard. Par ailleurs, bien rédiger un message au départ peut s’avérer payant en retour. La ligne “objet” ou “sujet” dans l’en-tête mérite un grand intérêt car il est probable en effet que cette ligne-là ne sera pas modifiée dans la réponse qu’on recevra. Là encore, cela permettra de distinguer plus vite un courrier précieux ou urgent.

Enfin, une bonne configuration de son logiciel de courrier permet de mieux s’y retrouver. Avec le volet de lecture – qu’on sélectionne dans le menu “affichage” d’Outlook -, il n’est plus besoin d’ouvrir et de refermer chaque missive électronique. Un coup d’oeil suffit pour une première estimation du contenu. Un tout petit peu plus compliqué : établir des règles de traitement du courrier entrant. Il s’agit tout simplement de demander à sa messagerie de classer le courrier qui arrive dans des répertoires et des sous-répertoires idoines. Tous les messages provenant par exemple d’une adresse déterminée, ou bien contenant tel ou tel mot dans la ligne “sujet”, iront directement se classer dans le répertoire programmé. La fonction s’appelle “Tri automatique des messages dans des dossiers” sur Hotmail, “Trier mes messages entrants” chez Wanadoo, “Outils/Assistant gestion des messages” sur Outlook.

Au fond, il s’agit de ne pas se laisser prendre de vitesse par son courrier électronique. “Une boîte de réception bien tenue, conclut Bruno Savoyat, est une boîte de réception vide.”

Olivier Zilbertin
Article paru dans l’édition du 23.05.06

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